استراتيجية الاتصال والتغيير داخل المؤسسة

التفاصيل

تم إنشاءه بتاريخ الأربعاء, 23 آذار/مارس 2016 11:54

كتب بواسطة: د.مهند العزاوي

                        الدكتور مهند العزاوي

يتفق العلماء على اعتبار الاتصال عملية اساسية  في حياة الفرد والمجتمع والمؤسسات والشركات , ويتضمن كل ما يتعلق بانتقال الافكار والمعلومات من فرد الى اخر او من فرد الى مجموعة ومنها الى اخرى سواء كانت تلك المحتويات ذات طابع اجتماعي  , ثقافي , علمي , معرفي , سياسي , اقتصادي .. الخ ,

ويتم ذلك من خلال استراتيجية الاتصال بالأشخاص انفسهم او بالبيئة  او بالمحيط التفاعلي الوظيفي  , فالاتصال هو التعبير والتفاعل من خلال عدد من الرموز والمصطلحات لتحقيق هدف معين ,  أي بمعنى نقل المعلومات والمعاني والأفكار والمشاعر بين شخص وآخر او بين مجموعة اشخاص لتحقيق هدف ما او غرض معين او توجيه الرأي العام برمته نحو حدث ما , فالاتصال نشاط قائم على ترجمة المعاني الى رموز  ومصطلحات او اشارات يجري نقلها للآخرين ثم ترجمة الرموز والإشارات في شكل رسالة قابلة للفهم والتمييز من قبل المستقبل او المتلقي .
الاتصال  المؤسسي
يعد الاتصال المؤسسي العمود الفقري لتحقيق الاهداف الاستراتيجية عبر  اعداد استراتيجية اتصال داخلي وخارجي تعتمد على معطيات التحليل الاستراتيجي للبيئة التفاعلية , وتهدف الإستراتيجية إلى تحليل شبكة الاتصال في المؤسسة وتتبع مراحل تطورها ووتطوير قنوات الاتصال لتلبية احتياجات , مع الاخذ بنظر الاعتبار توقعات الجهات الداخلية والخارجية قبل وأثناء وبعد تقديم الخدمات بغية تحقيق غايات وأهداف المؤسسة من اجل القيام بالمهام المناطه بها بجودة اداء متميزة , وتساهم شبكة الإتصال الداخلي للمؤسسة في صيانة الانجاز وسرعة ودقة تحقيق الأهداف , كذلك تسهيل المهام المناطة بالموظفين وفق مصفوفة مباردات الأهداف الإسترتيجية لاجل تحقيقها ولعل مايمكن ان يحققه الاتصال المؤسسي هو :

تحقيق الاهداف الاستراتيجية بانسيابية وجودة عالية
تامين سياسة البقاء والديمومة للمؤسسات
فتح افق الابداع والتمييز في رسم السياسات
تنمية خزين المعلومات والفهم الجيد لدى جميع الموظفين.
تشجيع كل موقف من شأنه تحفيز الموظفين والرضا الوظيفي.
تصحيح أي معلومة خاطئة أو مواقف مظللة أو غموض في السياسات أو إشاعات مغرضة.
إعداد الموظفين لأي تغيير في الأساليب أو البيئة التفاعلية
تشجيع المرؤوسين على تقديم أفكارهم واقتراحاتهم  
تحسين العلاقات بين الموظفين والإدارة
تعزيز العلاقات الاجتماعية بين الموظفين
تعزيز الاتصال بالجمهور المصنف بكافة شرائحة
بيان راي ومزاج الجمهور حول الخدمات المقدمة وكيفية تطويرها .
إدارة التغيير في المؤسسة
إن المؤسسات المعاصرة عبارة عن نظم اجتماعية يجري عليها ما يجري على الكائنات البشرية فهي تنمو وتتطور وتتقدم وتواجه التحديات ، وتصارع وتتكيف ، ومن ثم فإن التغيير يصبح ظاهرة طبيعية تعيشها كل مؤسسة , والمؤسسات لا تتغير من أجل التغيير نفسه ، بل تتغير لأنها جزء من عملية تطوير واسعة ، ولأنها يجب عليها أن تتفاعل مع التغييرات والمتطلبات والضرورات والفرص في البيئة التي تعمل بها .
يبرز هنا دور اقسام الاتصال التي من مهامها التكييف والتأقلم مع البيئة التي تتواجد  فيها ، والأكثر من ذلك فأنها تنتج تغيرات في البيئة المحيطة عن طريق تطوير وتقديم رؤى وسياسات او منتجات جديدة باستخدام التقنيات الحديثة التي أصبحت مهيمنة ومقبولة بشكل واسع من قبل المجتمع المؤسسي ومحيطه التفاعلي .
ماهو التغيير داخل المؤسسة
التغيير ظاهرة طبيعية تقوم على عمليات بحثية إدارية متجددة ، ينتج عنها إدخال التطوير على سياسات المؤسسة بما يتلائم والمتغيرات , كذلك على اداء الكادر الوظيفي بغية تحقيق الجودة وفقا للمؤشرات العالمية اضافة الى فحص رغبة الجمهور واحتياجاته المتعددة  ، ويمكن وصفه كسلسلة من المراحل التي يتم الانتقال من الوضع الحالي الى الوضع الجديد وفقا للاهداف المرسومة ، أي أن التغيير هو تحول من نقطة التوازن الحالية الى نقطة التوازن المستهدفة , ويهدف التغيير للتكيف مع البيئة التفاعلية الداخلية والخارجية بطريقة أفضل ، وتطوير الأنماط السلوكية للعاملين .
ماهي الضرورات التي تفرض التغيير :

التوجيهات الصادرة من المقر الاعلى ( الراعي الرسمي)
التطورات والمتغيرات التقنية والتكنلوجية الحديثة
امزجة ورغبة الجمهور بكافة اصنافه
الجمود والروتين واليبيروقراطية الادارية
الازمات وقسوة الوضع الحالي
المخاطر والتهديدات التي تفرزها عملية التحليل
تحقيق اهداف مستقبلية بمعايير مختلفة
تغيير او اتساع او تشذيب الكادر الوظيفي
التاكد من  الفرص التي سيحققها التغيير .
مدى اقتناع وإيمان الإدارة العليا بضرورة التغيير .
مدى التأثير في المؤسسة بأكملها
العوامل المسببة للتغيير :

عوامل خاصة بالبيئة الخارجية :

سياسات المقر الاعلى او الراعي المالي
دواعي اقتصادية
ضرورات الحداثة تكنولوجية والتقنيات الالكترونية المتطورة
متطلبات اجتماعية تتعلق بالجمهور
ضرورات قانونية تتعلق بمتغيرات تشريعية او قوانين مستحدثة
متطلبات ثقافية تتعلق بالعولمة والديمومة

عوامل خاصة بالبيئة الداخلية :

تغيير مجال النشاط أو تنويعة
تغيير الرسالة
تغيير الأهداف
تغيير الهيكل
الكادر الوظيفي
تغييرات سلوكية
تغييرات قيمية ثقافية .

 
  أنواع التغيير

التغييرات غير المخططة : وتحدث نتيجة التطور والنمو الطبيعي في المؤسسة ، واضطرارها للتعامل مع المتغيرات .
التغييرات المخططة : وتحدث من أجل أن تعد المؤسسة نفسها لمجابهة التغييرات المتوقعة  من خلال تحليل البيئة الاستراتيجية
    التغييرات المفروضة : التغيرات المفروضة من الجمهور الهام والمقر الاعلى كالراعي ومجلس الادارة في الشركات   
    التغييرات الضرورية : تلك التغيرات التي يتطلب اجرائها نتيجة وجود مخاطر تتعلق بمستقبل المؤسسة وديمومتها
    التغيرات الطارئة : تلك التغيرات التي يتطلب اجرائها من اجل معالجة تاخر احتياجات الجمهور في جوانب المعاملات الادارية والروتين وقلة المنافذ .
    التغيرات البيئية : تلك التغيرات المطلوب اجرائها لتحسين واقع التفاعل الوظيفي  والدافعية الوظيفية نحو تحقيق الاهداف
     
مستويات التغيير

التغيير في السياسات العاملة
التغيير في اليات تطبيق الاهداف الاستراتيجية
التغيير في المبادرات .
التغيير في سلوك الموظفين .
التغيير في سلوك المجموعات أو سلوك المؤسسة بشكل عام .
التغير في الانماط الوظيفية
التغيير في الشركاء المحلين والاستراتيجيين
التغيير الحوكمي

 مجالات التغيير  

التغيرات في نمط عمل المؤسسة .
التغيرات في التقنيات المستخدمة .
التغيرات في البيئة والعمليات .
التغيرات في المهام والنشاطات .
التغيرات في توجهات المؤسسة .
التغيرات في الأفراد .
التغيرات في الأداء .
التغيير في الجودة
التغيرات في فرق العمل

تتأثر عملية التغيير بمستوى التخطيط والتنفيذ ومهارات القائمين عليها وقناعاتهم واستعدادهم لعملية التغيير ، وهي في ذات الوقت تؤثر في تنمية وتطوير مهارات الموارد البشرية كجزء من عملية التغيير نفسها, إن عملية التغيير تنجح إذا اعتمدت إضافة إلى توفير التصميم المناسب والمؤسسة المناسبة على المشاركة الفعالة من قبل الفريق القادر على إدارة العملية بفعالية ومقدرة ، وقيام هذا الفريق بعملية التقويم الذاتي ، وإشراكه للعاملين ،  وشرح الرؤيا المتوقعة من عملية التغيير .